Электронный документооборот в 1С
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации(документов) клиентам, поставщикам, гос.органам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями.Основное рабочее место c электронными документами – «Текущие дела ЭДО», открывается по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Продажи – подраздел Сервис или раздел Покупки – подраздел Сервис).
Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить (Рис.1) из формы списка документов “Текущие дела ЭДО”,Основные действия в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
- Входящие и Исходящие – входящие и исходящие электронные документы.
- Отправить, Распаковать – отправить или распаковать пакеты электронных документов.
- Сопоставить – действия по сопоставлению номенклатуры контрагентов.
- Ознакомиться – ознакомление с результатами документооборота.
- Приглашения -работы с приглашениями контрагентов к электронному документообороту.
Рис. 1
На форме «Текущие дела ЭДО» расположены команды:
- Отправить и получить, при выполнении которой происходит отправка всех подготовленных электронных документов, а также получение новых.
- Сменить ответственного, при выполнении которой происходит направление электронного документа на рассмотрение другому сотруднику компании с возможностью добавить комментарий.
- В меню Еще размещена команда Закрыть принудительно, при выполнении которой выбранные элементы из списка приобретают состояние Закрыт принудительно. Например, такое действие позволяет пользователю отказаться от обмена (если он его еще не инициировал, т. е. Состояние электронного документа = Не сформирован, либо если обмен «подвис» – не может быть завершен по каким-либо причинам и в дальнейшем не планируется или не представляется возможным его нормальное завершение) в случае передачи первичных документов на бумажном носителе.
Функции групп в перечне доступных действий:
- группа Входящие содержит входящие электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например утвердить или подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда Утвердить, подписать и отправить;
- группа Исходящие содержит исходящие электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например утвердить или подписать. Для выделенных документов в списке элементов доступна команда Подписать и отправить;
- группа Отразить в учете содержит входящие электронные документы, еще не отраженные в учете;
- группа Утвердить содержит электронные документы, которые необходимо утвердить. Для выделенных в списке элементов доступна команда Утвердить. Группа Утвердить отображается в текущих делах только при установке флажка Отправлять входящие документы на утверждение в настройках обмена электронными документами;
- группа Создать содержит перечень документов информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы. Для выделенных в списке элементов доступны команды Создать, подписать и отправить и Создать электронный документ;
- группа Подписать содержит электронные документы, которые необходимо подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда Подписать и отправить;
- группа Исправить содержит отправленные электронные документы, требующие исправления, или исходящие, которые по какой-либо причине не удалось отправить либо один из подписантов отказался от подписания. Также в этом разделе отображаются электронные документы, требующие корректировки, которые отклонил получатель;
- группа Аннулировать содержит электронные документы, по которым отправлены предложения об аннулировании, то есть ожидаются действия со стороны других участников обмена;
- группа На контроле содержит отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена, например получателя или оператора ЭДО;
- группа Сопоставить содержит список контрагентов, от которых были получены электронные документы, содержащие номенклатуру, не сопоставленную с данными получателя. Для выделенных в списке элементов доступна команда Сопоставить номенклатуру;
- группа Отправить содержит пакеты электронных документов, подготовленных к отправке. Для выделенных в списке элементов доступны команды Отправить и Отменить;
- группа Распаковать содержит не распакованные пакеты электронных документов и пакеты, которые были получены, но не распознаны программой по неизвестной причине. Для выделенных в списке элементов доступны команды Распаковать и Отменить;
- группа Ошибки содержит электронные документы, по каким-либо причинам отклоненные оператором. После устранения некоторых ошибок документы можно будет отправить повторно;
- группа Приглашения содержит исходящие и входящие приглашения к обмену электронными документами;
- группа Требуется пригласить содержит черновики приглашений, которые необходимо отправить участнику обмена электронными документами. Для выделенных в списке элементов доступны команды Отправить приглашения;
- группа Ждем согласия содержит исходящие приглашения, для которых ожидаются действия со стороны получателя;
- группа Требуется согласие содержит входящие приглашения к обмену. Для выделенных в списке элементов доступны команды Принять и Отклонить;
- группа Ознакомиться содержит электронные документы, документооборот по которым завершился в результате выполнения обмена. Например, при получении служебных сообщений, не требующих действий с нашей стороны. Для выделенных в списке элементов доступна команда Отправить в архив, которая окончательно исключает документ из текущих дел по ЭДО. Группа Ознакомиться отображается в текущих делах только при установке флажка Отправлять документы на ознакомление в настройках обмена электронными документами (Администрирование – Обмен электронными документами).
Электронный документ всегда проходит четыре основных этапа:
- Отражение в учете – создается связь электронного документа с документом учета в 1С (Рис. 2).
- Утвердить – означает согласие с корректностью электронного и учетного документа.
- Подписать – подпись документа и завершение документооборота.
- Архив ЭДО – хранилище всех полученных/отправленных электронных документов.
Рис. 2
Отражение в учете
В форме электронного документа доступны команды Создать и Подобрать (рис. 3). Команда Создать позволяет ввести новый документ учета. Команда Подобрать открывает форму подбора документа учета, в которой доступно не только создание нового документа, но и привязка к существующему документу учета.
Рис. 3
Также существует возможность разорвать связь между электронным документом и документом учета (рис.4)
Если по электронному документу имеется несопоставленная номенклатура, то будет выведено сообщение с возможностью перейти в помощник сопоставления номенклатуры
Важно помнить!!!
Перед утверждением электронного документа обязательно нужно проверить привязанный к нему учетный документ 1С. Дата приема в электронном документе контрагента устанавливается, как дата прикрепленного и проведенного учетного документа. В остальных случаях устанавливается дата утверждения/подписания.
Сопоставление номенклатуры
Для входящих электронных документов имеется возможность сопоставлять номенклатуру электронного документа с данными информационной базы для автоматического отражения в учете. Сопоставление выполняется при первом получении неизвестной номенклатуры, в дальнейшем она сопоставляется автоматически. Сопоставлять номенклатуру можно по выбранным документам из раздела Отразить в учете либо по контрагентам из раздела Сопоставить (Рис.5).
Рис. 5
Сопоставление выполняется с помощью помощника, в котором по описанию товара/услуги, переданному отправителем электронного документа, необходимо подобрать соответствующие элементы информационной базы получателя.
Создать по данным контрагента – создать новый элемент справочника, заполнив его на основании данных электронного документа. Если данных недостаточно, чтобы сразу сохранить новый элемент, то будет открыта карточка нового объекта, в которой нужно будет дозаполнить недостающую информацию.
Загрузить из 1С:Номенклатура – если отправитель и получатель электронного документа используют сервис «1С:Номенклатура», то возможна автоматическая загрузка нового элемента из данного сервиса.
Подобрать из 1С:Номенклатура – если получатель электронного документа использует сервис «1С:Номенклатура», то возможен подбор произвольного элемента из сервиса.
Найдено в моей базе – посмотреть и выбрать один из автоматически подобранных вариантов сопоставления.
Архив документов
Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, хранятся в архиве электронных документов, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование – подраздел Сервис).
В списке “Архив ЭДО” можно отсортировать документы (Входящие, Исходящие, Не отправленные пакеты и т.д.) или отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа, а также открыть форму просмотра содержимого электронного документа.
