+7(4812)70-00-47С 1 января 2026 года вступают в силу важные изменения в правилах документооборота. Универсальный передаточный документ (УПД) станет обязательным для всех компаний, использующих электронные отгрузочные документы. Организация «Автоматизация» помогает бизнесу заранее адаптироваться к новым требованиям и обеспечить плавный, безболезненный переход.
Что такое УПД и зачем он нужен?
УПД — это единый документ, объединяющий функции счета-фактуры и первичного учетного документа (товарной накладной ТОРГ-12 или акта выполненных работ/оказанных услуг). Его использование упрощает документооборот: вместо нескольких бумаг по одной сделке формируется один документ, подтверждающий:
- факт заключения договора;
- передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг.
УПД может оформляться в двух статусах:
- Статус «1» — заменяет и счет-фактуру, и первичный документ;
- Статус «2» — заменяет только первичный документ (без НДС).
Важно: использовать УПД вместо одного только счета-фактуры нельзя (письмо ФНС №АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).
Форма УПД на бумажном носителе может быть утверждена организацией самостоятельно, но должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные:
- п. 5 ст. 169 НК РФ (для счетов-фактур);
- п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
К таким реквизитам относятся: наименование и дата документа, статус УПД, данные продавца и покупателя, описание товаров/услуг, дата передачи, основание сделки, транспортные сведения (при необходимости), а также подписи ответственных лиц.
Если в законодательстве появятся новые требования к счетам-фактур, их необходимо будет включить и в УПД со статусом «1» (письмо ФНС от 17.06.2021 №ЗГ-3-3/4368).
Кто обязан перейти на УПД с 2026 года?
Применение УПД не является обязательным для всех. Однако с 1 января 2026 года:
- Обязательно переходят на УПД те компании, которые уже используют электронные накладные и акты в системах ЭДО.
- Не обязаны переходить те, кто оформляет документы только на бумаге.
Причина — с указанной даты утрачивают силу приказы ФНС от 30.11.2015 №ММВ-7-10/551@ и №ММВ-7-10/552@, утверждавшие форматы электронных накладных и актов. Это означает, что в электронном виде подтвердить отгрузку или выполнение работ можно будет только через УПД, оформленный по формату 5.03 (приказ ФНС от 15.11.2024 №ЕД-7-26/1032@).
При этом бумажные формы ТОРГ-12 и актов (утверждённые постановлениями Госкомстата №132 и №100) остаются действующими и после 2026 года.
Как перейти на УПД без сбоев?
ФНС рекомендует начать переход уже в 2025 году, чтобы протестировать процессы и избежать ошибок в новом году. Для этого достаточно:
- Договориться с контрагентами об использовании УПД в ЭДО;
- Подключиться к оператору электронного документооборота.
Особого приказа о переходе издавать не требуется, но если в учетной политике упоминаются электронные накладные или акты, её стоит обновить — указать, что с 2026 года компания переходит на УПД.
Поддержка перехода в 1С-ЭДО — с «Автоматизацией» всё под контролем
Для пользователей 1С-ЭДО переход будет максимально простым:
- С 1 января 2026 года система автоматически переключит все настройки с устаревших форматов (551/552) на УПД 5.03;
- Ранее полученные документы в старых форматах останутся доступны для просмотра и подписания;
- Желающие перейти заранее смогут воспользоваться специальным патчем: при изменении настроек с одним контрагентом программа предложит применить те же изменения ко всем остальным. В будущих релизах эта функция будет встроена напрямую.
Важно: пользователям 1С не потребуется выполнять сложные настройки вручную — система обеспечит плавный переход. А команда «Автоматизация готова помочь с подготовкой, настройкой и обучением сотрудников уже сегодня.
