Организация военного учета к 2024 году: его суть и методы ведения
Какие организации обязаны вести воинский учет сотрудников
Воинский учет в России должны вести все компании. А вот индивидуальные предприниматели, даже с наемными работниками, — нет.
Общий и специальный воинский учет: кто подпадает под особый учет и как это влияет на процессы компании
Существуют два вида воинского учета: общий и специальный. Большинство организаций применяют общий учет.
Специальный воинский учет применяется к военнообязанным, на которых распространяется бронь в период мобилизации или военного времени. Лица, состоящие на специальном учете, получают отсрочку от воинской службы для обеспечения бесперебойной работы компании или отрасли. Примерами таких лиц могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.
Также на специальном учете находятся работники следующих организаций и учреждений:
– Органы внутренних дел.
– Росгвардия.
– Государственная противопожарная служба.
– Учреждения и органы ФСИН (Службы исполнения наказаний).
Все остальные военнообязанные находятся на общем учете.
Касательно воинского учета в организации:
– На воинском учете должны находиться все мужчины-граждане РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности и не находятся на военной службе.
– Также на воинском учете состоят женщины с военно-учетной специальностью (ВУС), такие как радистки, телефонистки, специалистки по картографии и медики.
– Компания обязана вести воинский учет следующих лиц:
1. Незачисленных в запас мужчин призывного возраста (от 18 до 30 лет).
2. Мужчин, состоящих в запасе.
3. Мужчин, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что их освободили от призыва.
4. Тех, кто успешно отучился на военных кафедрах и военных вузах.
5. Тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу.
6. Женщин с ВУС.
(смотри п. 12 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях)
Воинский учет сотрудников ведется до тех пор, пока они состоят в запасе. Женщины находятся на учете максимум до 50 лет, а мужчины – до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда (смотри ст. 53 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
Не подлежат воинскому учету в организациях:
– Граждане, освобожденные от воинской обязанности, например по состоянию здоровья.
– Отбывающие наказание в виде лишения свободы.
– Те, кто сейчас проходят военную службу или альтернативную гражданскую службу.
– Женщины без ВУС.
– Постоянно проживающие за границей.
– Иностранные граждане.
– Пребывающие в запасе СВР и ФСБ офицеры указанных ведомств (смотри п. 13 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).
Воинский учет ведется на всех сотрудников, даже на тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству или на удаленке.
С чего начать воинский учет:
Компании, которые никогда не вели воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате по месту регистрации фирмы. При наличии обособленных подразделений, например филиалов, ставить организацию на воинский учет по месту каждого из них не нужно.
Единого регламента постановки компании на воинский учет нет. Военкоматы могут организовывать процесс по-разному и запрашивать дополнительные документы. Мы дадим информацию об основных этапах, но перед постановкой на учет советуем обратиться в военкомат вашего муниципалитета и уточнить, как устроен порядок и какие документы нужно представить.”
В любом случае вам нужны:
- копии учредительных документов компании;
- заполненная карточка организации по форме 18;
- приказ об организации воинского учета.
Ответственность за ведение воинского учета несет руководитель организации, а также один или несколько сотрудников, которых назначили на эту работу. Они обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановую подготовку сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.
Подготовьте приказ об организации воинского учета. Пропишите в нем ответственных, а также тех, кто будет их подменять, если они заболеют, уйдут в отпуск или по другим причинам не смогут заниматься воинским учетом.
Количество ответственных зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.
Если в организации до 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. Важно, чтобы он добровольно пошел на эту работу и подписал доп соглашение к трудовому договору. Его оформляют на эту должность по внутреннему совместительству и доплачивают за работу.
От 500 до 2000 человек — заниматься воинским учетом также может один сотрудник, но для него это становится основной обязанностью. От 2000 человек — два и более ответственных за воинский учет. Их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол.
Согласуйте приказ и другие документы в военном комиссариате. Если в вашем муниципальном образовании его нет, нужно согласовать в местной администрации.
После подачи документов вам должны выдать справку о постановке организации на воинский учет.
Руководитель компании обязан выделить помещение и поставить железные шкафы для хранения военно-учетных документов. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.
Все расходы, связанные с ведением воинского учета, компания оплачивает сама.
Как вести воинский учет
При ведении воинского учета компании нужно оформлять разные документы. Например, хранить приказы, переписку с военным комиссаром, заполнять карточки учета военнообязанных и подавать отчеты в военкомат.
Вот что нужно сделать, чтобы организовать воинский учет.
Продумайте систему документооборота. У вас должно быть несколько папок с документами: приказ об организации учета, планы работ по воинскому учету, картотеки сотрудников, журналы проверок военкомата.
У каждой папки должно быть название. Например:
- папка № 1 «Руководящие и регламентирующие документы». В ней можно хранить законы, приказы, инструкции, которые имеют отношение к воинскому учету — чтобы сотрудники могли ознакомиться с ними;
- папка № 2 «Переписка с военным комиссаром». Вся коммуникация с военными комиссариатами регистрируется и хранится в отдельной папке;
- папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников». Здесь будут данные о ваших сотрудниках.
Заведите журнал проверок для воинского учета и вносите туда информацию обо всех проверках военкомата.
Составьте план работ на год — пропишите там все мероприятия, связанные с воинским учетом.
На плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть.
Отправьте план на согласование в военкомат. Если попросят, внесите в него изменения. Корректировать план можно и позже, если нужно, но это надо будет снова согласовывать с военкоматом.
Заполните карточки на сотрудников. На каждого сотрудника, состоящего на воинском учете, нужно завести карточку по форме № 10. В нее вносят личные данные сотрудников, сведения о воинском учете, о приеме на работу и увольнении.
Карточку заполняют при приеме военнообязанного сотрудника на работу. Хранят в электронном и бумажном виде.
Запросите у сотрудников военные билеты или другие документы воинского учета для проверки актуальности записей в карточках.
Заполните поле «Сверка с документами воинского учета» на лицевой стороне карточки после проверки. В нем ответственный сотрудник ставит подпись, инициалы и фамилию, а также дату, когда данные были сверены.
Организуйте картотеку. Все карточки распределите по таким разделам:
- Офицеры запаса.
- Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
- Военнообязанные женщины.
- Призывники.
Внутри разделов карточки раскладываются в алфавитном порядке.
Добавьте раздел 5, если в вашей организации на воинском учете более 500 человек. Поместите туда карточки работников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении в военных билетах.
Храните отдельно карточки сотрудников, которые встали на воинский учет на срок более трех месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства, не подтвержденному регистрацией. Как именно хранить, требований нет.
Разместите карточки сотрудников, снятых с воинского учета, отдельно от картотеки. Храните их до сверки с военкоматом. После можно будет уничтожить, составив об этом акт.
Проводите сверку данных с военкоматом минимум раз в год. Дату и время назначит сотрудник военкомата. Обычно для этого ответственного за воинский учет в компании вызывают в военкомат с карточками на военнообязанных.
Сделайте запись в журнале проверок воинского учета и бронирования граждан после сверки всех карточек с сотрудником военкомата.
Вовремя актуализируйте карточки. Скорректируйте данные, если у сотрудника изменилось семейное положение, образование, должность, место жительства или состояние здоровья. Сообщите об изменениях в военкомат в течение пяти дней после того, как внесете их в карточку.
Отправляйте отчеты в военкомат. Есть сведения, которые надо передавать в военкомат регулярно.
Какие документы должны предоставлять военнообязанные сотрудники в организацию
Запросите у военнообязанного сотрудника документы воинского учета, когда нанимаете его на работу. Это может быть:
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников, в том числе в форме электронного документа;
- военный билет;
- временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.
Формально, по ТК РФ, документ воинского учета при трудоустройстве обязателен. Но в то же время кодекс позволяет отказать в трудоустройстве, только если у человека нет нужных деловых качеств, а из-за отсутствия военного билета — нет. Поэтому принять человека без такого документа придется. Максимум, что можно сделать потом — вынести замечание или выговор за непредставление документа воинского учета.
Если ответственный за ведение воинского учета в организации обнаружил, что в документах воинского учета, которые подал сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, нужно сообщить об этом в военкомат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.
Кто контролирует, как ведут воинский учет в компании
Органы управления Вооруженных Сил Российской Федерации, военные комиссариаты и муниципальные власти занимаются осуществлением проверок в области воинского учета. Для этой цели разработана специальная инструкция, в которой определены виды проверок, методы их проведения, а также критерии для оценки того, правильно ли компания ведет воинский учет.
Согласно пункту 33 Положения о воинском учете, военные комиссариаты и органы местного самоуправления обязаны осуществлять проверку компаний, в которых трудоустроено более 500 сотрудников, ежегодно, в то время как остальные компании подлежат проверке не реже чем раз в три года. Также установлено, что информирование о планируемых проверках должно осуществляться заранее, до 31 декабря текущего года для проверок, запланированных на следующий год, а второе уведомление должно быть отправлено за пять дней до начала проверки.
В соответствии с пунктом 57 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, в ходе проверки компании осуществляется контроль за правильностью ведения учета и проверкой данных о сотрудниках, состоящих на воинском учете.
Что будет, если не вести воинский учет в организации или вести его неправильно
За нарушения могут быть оштрафованы как сама компания, так и ее руководитель или лицо, ответственное за воинский учет. Вопросы о нарушениях рассматриваются военкоматами, которые также имеют право назначать штрафы в соответствии со статьей 23.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
